¿Cuántas veces has tenido que dirigir una reunión sin saber cómo captar la atención de tus compañeros? ¿En cuántas ocasiones tu mensaje no ha llegado tal y como esperabas?
Cautiva a tu audiencia y aceptarán tu presupuesto
La reunión sobre el presupuesto anual de la empresa es una de las más importantes del curso, ya que de ella dependerá el financiamiento para los proyectos y metas de todo el año. Normalmente cuenta con la asistencia de muchas personas implicadas: el director financiero, los equipos de finanzas y contabilidad, los directores de proyectos y los departamentos vinculados, entre otros. Esto genera fuerte presión y tensión para la persona que la organiza, quien acaba por centrar su discurso en los objetivos empresariales sin tener en cuenta la importancia de la dialéctica y la comunicación efectiva.
¿Cómo detectar que una reunión es improductiva?
Algunos estudios demuestran que la capacidad de atención sostenida de una persona es de unos 15 minutos, o en todo caso gira entorno a cortos periodos de tiempo. Y cuando esta atención se rompe en una reunión, empiezan a sucederse comportamientos contagiosos como:
- Consultar los teléfonos
- Responder correos y mensajes
- Entrar y salir de la sala de reuniones
- Encadenar bostezos
- Hacer dibujos en las notas
- Permanecer con la mirada perdida
En cualquier caso alguno de estos indicios es síntoma de que el mensaje no se está comunicando correctamente, ya sea porque la reunión se está yendo por temas secundarios o porque no hay un objetivo definido (diferente al tema) ni un ritmo marcado.
Claves para establecer una reunión con éxito
La organización y planificación es lo primero a tener en cuenta. Algunos pasos para llevarlo todo bajo control son:
- Tener claro quién debe asistir a la reunión de presupuesto
- Escoger día y hora según el calendario de los asistentes
- Fijar un tiempo de duración
- Presentar la agenda de la reunión
- Tener definido el propósito
- Empezar y acabar con puntualidad
A partir de ahí, el liderazgo del responsable de la reunión es vital para que ésta sea dinámica y productiva. Esto va mucho más allá de un buen discurso, ya que la monopolización del tiempo y los monólogos suelen generar aburrimiento en los receptores. Hay que escuchar, saber equilibrar las aportaciones, fomentar la participación de todos para que cada asistente se sienta integrado y recurrir a acciones que sean efectivas para fijar de manera óptima el mensaje que se quiere transmitir.
Beneficios de contar con un espectáculo de improvisación en tu reunión
Una de las tendencias más exitosas de los últimos años es acompañar este tipo de reuniones con presentaciones originales y divertidas, de modo que sea mucho más fácil mantener la atención de los asistentes durante toda la jornada. Y para ello, el humor improvisado de profesionales puede ser tu mejor aliado para solucionar la falta de interés.
En Planeta Impro contamos con una larga experiencia participando en eventos corporativos internos, acompañando a los responsables de las reuniones estratégicas a reforzar su mensaje de manera creativa y dinámica. De este manera, nos aseguramos que la reunión se vea fortalecida por los siguientes aspectos:
De cumplir todos estos requisitos puede depender la productividad de la reunión y la toma de decisiones posterior sobre el presupuesto anual. Así que no te olvides de incorporar en tu presupuesto una dinámica para que lleguen mejor los objetivos a tu audiencia.
¿Quieres que tu próxima reunión sea efectiva?
Habla con nosotros y deja de preocuparte en cómo decir o hacer para ocuparte de lo que realmente eres: un experto en el presupuesto.
Como nuestro propósito es ayudarte, puedes solicitar tu consultoría gratuita, donde estudiaremos tu caso y te indicaremos qué dinámica es la más adecuada para tu empresa, en función de las habilidades que nos muestres en la consultoría o de la temática que quieras afrontar a nivel colectivo en tu entidad.
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